5-Punkte-Plan für gewerblich genutze EDV - IT-Service für Steuerkanzleien und Kleinunternehmen

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5-Punkte-Plan für gewerblich genutze EDV

Unsichtbar
Folgende 5-Punkte (unsere Kernkompetenzen) sind Pflichtanforderungen in jeder gewerblich genutzten EDV-Umgebung. Erfüllt Ihr Unternehmen unseren 5-Punkte-Plan?
Muss vorhanden sein
Erläuterungen
Ihr Ist-Zustand
Lokaler Virenschutz
Neuartiger Virenschutz mindestens an jedem PC , Notebook und Server der eine Internetverbindung zum Surfen nutzt und / oder E-Mails abruft. Klassischer Virenschutz ist heutzutage nicht mehr ausreichend. Moderne Malware (Cerber, Locky & Co.) ist viel zu raffiniert und schnell, als das traditioneller Schutz im Unternehmen ausreichen würde.

Netzwerkschutz
Schutzmechnanismen am „Hauseingang“ wie: Firewall, Mail-Proxy & HTTP-Proxy mit Virenschutz & SPAM-Filter. Die beste Abwehr ist diejenige, Schädlinge bereits vor Ihrem Netzwerk abzufangen!

Datensicherung
Zweifache Datensicherung: 1.) Auf Wechselmedium 2.) Auf anderweitiges Medium z.B. NAS. Es muss eine Sicherung existieren, die nicht am Standort verbleibt!

E-Mail Archivierung
Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung (Pflicht für alle Gewerbetreibenden!) Ausdrucken von Mails, händisches Sichern von Mails, oder Outlook-Archive sind nicht gesetzeskonform!

Im-Haus-Mailserver
Ein Im-Haus-Mailserver ist quasi unerlässlich für eine 100% gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Genau genommen muss bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung jede Mail archiviert werden, bevor diese den Empfänger erreicht. Nur auf diese Art ist eine Unveränderbarkeit der Mail durch den Empänger gesichert. Ohne den Betrieb eines eigenen E-Mail-Servers als „Im-Haus-Lösung“ ist eine 100% gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung kaum / nicht möglich.

Viren & Netzwerkschutz:
Die Zahl der Computerviren, Würmer, Trojaner und Bots nimmt stetig zu, jedes Jahr registrieren Sicherheitsunternehmen hunderttausende neue Schädlinge. Computerviren sind versteckte Programme, die Ihrem Computer und damit auch Ihnen erhebliche Schäden zufügen können:

  • Programme lassen sich nicht mehr starten
  • Teile Ihrer Daten gehen verloren, bis hin zum Totalverlust
  • Ihr(e) Rechner startet / starten nicht mehr
  • Ihr(e) Computer arbeitet / arbeiten ungewöhnlich langsam
  • Ihr(e) Computer "hängt / hängen" sich regelmäßig auf

Datensicherung: Hardwaredefekt & Datenverlust:
Ihre Hardware kann einen irreparablen Defekt erleiden (z.B. Festplatte defekt, PC oder Server-Total-Defekt durch Überspannung / Brand) oder ein Verlust durch z.B. Diebstahl. Es wird mindestens eine Sicherung benötigt, die nicht am Standort verbleibt. Ferner sollte eine zweite Sicherung bestehen, falls die primäre Sicherung ausfällt.

E-Mail Archivierung:
E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine spezielle Lösung erfüllt werden.
Archiviert werden muss:

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Pflichtvorgaben zur E-Mail Archivierung:

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit,
  • Zeitgerechtheit,
  • Unveränderbarkeit,
  • Ordnung und
  • Nachvollziehbarkeit

Ein händisches „Archivieren“ durch z.B. Ausdrucken der E-Mail, sichern von Outlook-Daten-Dateien (PSTs) oder Datendateien anderer Mail-Programme auf ein Medium erfüllt nicht die Gesichtspunkte der rechtlichen Anforderungen. Auch die reine Nutzung eines „Im-Haus-Mail-Servers“ (MS-Exchange, Kerio Connect etc.) mit diversen Datensicherungsmöglichkeiten ist nicht gesetzeskonform!

Im-Haus-Mailserver mit entsprechender Groupware
Sie sind möchten gerne Kalender, Termine und Kontakte, unabhängig wo Sie gerade sind und egal mit welchem Endgerät einsehen können? Mit geeigneter Software erreichen Sie:

  • Mobiler Zugriff, per Notebook, Handy oder Smartphone
  • Büroweite Termine
  • Kontakte und Aufgaben für Gruppenmitglieder
  • Zentrale Ordner zum Datenaustausch
  • optional integrierter Virenscanner
  • Verschlüsselung Ihrer Serververbindung
  • Kompatibel zu MS-Outlook
  • Webmailer
  • Quasi-Vorraussetzung zur 100% gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung
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